Idea Transcript
G8D G8D
G8D
Global 8D (Global Eight Discipline)
Ford Problem Çözme Metodolojisi (FTEP G8D Eğitimden yararlanılmıştır)
1
Takım Çalışması
G8D G8D
•Hazırlığın / ısınmanın [warm-up] amacı – Takım performansının yükseltilmesi – Takım üyelerinin fiziksel olduğu kadar zihinsel olarak da toplantıda hazır bulunması – üyelerin diğer üyelerle iletişim kurması – her üyenin kendini takımın parçası olarak hissetmesi – her üyenin toplantının amacını ve nasıl ulaşılacağını anlaması
2
Takım Çalışması
G8D G8D
•Hazırlığın / ısınmanın [warm-up] faktörleri – Yer
Odaklanmaya izin verecek bir ortam
– Kendiniz
Birey olarak kendinize önem vermeniz ve konuya odaklanmanız
– Diğer üyeler
İletişim kurmanız
– Takım
Takım kimliği bileşenlerinin beceri, bilgi ve potansiyeli ile oluşur ve her takım için farklıdır
– Amaç
Toplantı / oturum amacı
– Gündem
Toplantı / oturum gündemi
3
Tarihçe
G8D G8D
Şubat 1995’te, Ford’da problemlerin çözümü konusunda kurumsal farklılıkları (TOPS, EQUIP TOPS, Prevent Recurrence, v.s.) kaynaştırmak üzere en iyi problem çözme yöntemini geliştirmek ve bu yöntemi bilgi işlem ortamına aktarmak için kurumlar arası bir yönlendirme komitesi oluşturuldu. Holding çapındaki süreç ve destek sistemi öğrenilmiş dersler konusunda ortak bir kaynak olarak Ford çalışanlarının ve tedarikçilerinin hizmetine sunuldu. Bu çaba sonucunda ortaya çıkan program, windows tabanlı bir client/server programı idi. 1998 sonlarında Ford intranetinde çalıştırılmak üzere ilkine kardeş bir web uygulaması oluşturuldu. Web uygulamalarına odaklanmanın sonucu olarak client/server programı 2000 yılı sonunda terk edildi ve G8D web uygulaması şimdi Ford içinde 8D’lerle çalışanlar için tek kaynaktır.
4
Ford G8D süreci
G8D G8D
• Problem çözümüne sistemli ve analitik bir yolla yaklaşan bir süreçtir • D harfi disiplini temsil eder • Her disiplinin girdisi ve çıktısı vardır • Bir adımın çıktısı, sonraki adımın girdisidir • D0 G8D sürecine eklenen hazırlık adımıdır
5
Ford G8D süreci Ford 2000 Stratejileri
G8D G8D Yetkilendirilmiş İnsanlar
Dünya Ölçeğinde Büyüme Başarısı
Müşteri Memnuniyetinde Önderlik
Şirket Vatandaşlığında Önderlik
Süreç Liderliği ile Çeviklik
Dünyanın Lider Otomotiv Firması
Dünya Çapında Ürün Mükemmelliğine Ulaşmak
Düşük Maliyetli Üretici 6
Ford G8D süreci
G8D G8D
Global 8 Discipline sürecinin Ford 2000 stratejileri ile ilişkisi: 1. Yetkilendirilmiş İnsanlar G8D takımları • kök nedenleri bulmak, • düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmek, • hata tekrarını önlemek ve • süreç iyileştirmeleri önermek amacı ile yetkilendirildikleri için kilit role sahiptir. Yetkilendirme • problemleri derhal çözmek için • doğru becerilere sahip • doğru insanlara, • doğru zamanda sahip olmak demektir. 7
Ford G8D süreci
G8D G8D
Global 8 Discipline sürecinin Ford 2000 stratejileri ile ilişkisi: 2. Proses Liderliği ile Çeviklik G8D Ford standardı olan geliştirilmiş ve arındırılmış bir problem çözme sürecidir. Problem çözümü için • standart bir süreç ve bilgisayar sistemi kullanmak, • alınan dersleri küresel ölçekte yayınlamak, takımların daha verimli ve etkin olmalarını, bunun sonucunda problemlerin daha çabuk çözülmesini sağlar.
8
Ford G8D süreci
G8D G8D
Global 8 Discipline sürecinin Ford 2000 stratejileri ile ilişkisi: 3. Müşteri Memnuniyetinde Önderlik • Belirtiyi tanımlamak, • Acil Tepki Faaliyeti uygulamak, • iç ve dış müşterileri problemin olumsuz etkilerinden korumak yolu ile takımlar problemi çözerek müşteri memnuniyetini sağlar.
9
Ford G8D süreci
G8D G8D
Global 8D’nin sacayağı • Problem Çözme Süreci: – TOPS (Team Oriented Problem Solving), – EQUIP TOPS ve – Prevent Recurrence metodolojilerinden geliştirilmiştir; • Raporlama Formatı: Global 8D bilgisayar sisteminde üretilebilir; • Firma Standardı: Standart Problem Çözme metodolojisi olarak Ford’un kalite stratejisini destekler.
10
Ford G8D süreci
G8D G8D
Problem Çözme Yaklaşım Tipleri • Rasyonel (Akılcı) - olgulara dayalı, sistematik, sonuca odaklı; • İnsan (Deneysel) - deneme-yanılma, örn.: takımlar, çalışanların katılımı, katılımcı yönetim, Sebep-Sonuç diyagramları; • Yaratıcı - örn.: beyin fırtınası
11
G8D Süreci
G8D G8D D0 Ford Global 8D Sürecine Hazırlık
D1 Takımın Kuruluşu
D8
D2
Birey ve Takım Katkılarının Takdiri
Problemin Tanımlanması
D7
D3
Tekrarın önlenmesi
Geçici Sınırlandırma Faaliyetleri Geliştirme
D6 Nihai Düzeltici Faaliyetlerinin uygulanması ve onaylanması
D4 Kök Neden ve Kaçış Noktasının Tanımlanması ve Doğrulama
D5 Nihai Düzeltici Faaliyetlerinin seçimi ve doğrulanması
12
G8D Süreci – D0
G8D G8D
D0 Ford Global 8D Sürecine Hazırlık • Bir belirti karşısında 8D sürecini başlatma gereğinin değerlendirilmesi • Müşteriyi korumak için Acil Tepki Faaliyetinin başlatılması
13
G8D Süreci – D0
G8D G8D
Belirti [Symptom] : bir veya daha fazla problemin varlığını gösteren, müşterinin yaşadığı ölçülebilir olay veya etki. Problem: • bir beklentiden veya hedeften sapma, • bir özel neden (SPC), • kontrol limitleri içerisinde geniş bir dağılım veya • herhangi bir istenmeyen etki. G8D yaklaşımında problem bilinmemektedir. 14
G8D Süreci – D0
G8D G8D
G8D Müşterisi: Belirtiyi yaşayan kuruluş veya sürücü gurubu. Etkilenen Taraf: Bir belirtiden bir şekilde etkilenen veya etkilenebilecek olan kişi, kuruluş veya sürücü gurubu. Acil Tepki Faaliyeti (Emergency Response Action): G8D süreci başlatılmadan önce müşteri ve etkilenen tarafları belirti etkisinden korumak için başlatılan faaliyet. 15
G8D Süreci – D0
G8D G8D
Belirtiyi ölçmek için kullanılan araçlar: Eğilim (Akış) Grafiği [Trend (Run) Chart] zaman içindeki performansı sergiler
Kar
Beklenen
Gerçekleşen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11 12 Dönem 16
G8D Süreci – D0
G8D G8D
Belirtiyi ölçmek için kullanılan araçlar: Pareto Grafiği [Pareto Chart] sıklık temelinde sınıflandırmayı sergiler 35 1 2 4 8 3 5 6 7
30 25 20
Kalkış kaz İniş kazası Haberleşm Sinyal kay Yer istasyo Güç kayna Açıklanam Açıklanan
32 26 18 17 6 4 4 2
29.4 23.9 16.5 15.6 5.5 3.7 3.7 1.8
29.4 53.2 69.7 85.3 90.8 94.5 98.2 100.0
80 80 80 80 80 80 80 80
15 10 5 0 1
2
4
8
3
5
6
7
17
G8D Süreci – D0
G8D G8D
Belirtiyi ölçmek için kullanılan araçlar: Paynter Grafiği [Paynter Chart] düzeltici faaliyetin (faaliyet öncesi ve sonrası) etkinliğini sergiler MÜŞTERİ ŞİKAYETİ SINIFLANDIRMASI 1. Kalkiş kazası 2. İniş kazası 3. Yer istasyon arızası 4. Haberleşme kopması 5. Güç kaynağı arızası 6. Açıklanamayan kaza 7. Açıklanan kaza 8. Sinyal kaybı nedeniyle kaza
PROTOTİP GELİŞTİRME ÜRETİM 09 00 10 00 11 00 12 00 01 01 02 01 03 01 04 01 05 01 06 01 07 01 08 01 09 01 10 01 11 01 12 01 3 6 0 0 0 5 12 4 1 1 0 0 0 1 8 4 0 0 2 6 4 N1 0 0 0 0 4 1 0 0 0 0 1 0 N0 0 0 0 0 3 5 0 0 0 6 3 N1 0 0 0 0 0 1 0 N1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 GA4 0 0 0 1 N1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 2 1 0 6 3 N2 0 0 0 0 0
Σ 32 26 6 18 4 4 2 17
* İlk Müşteri teslimatı * Üretim başlangıcı
A = Acil Tepki Faaliyeti G = Geçici Sınırlandırma Faaliyeti N = Nihai Düzeltici Faaliyet 18
G8D Kriterleri
G8D G8D
1 Belirtinin tanımı mevcuttur; belirti sayısallaştırılmıştır. 2 Belirtiden etkilenen 8D müşterileri - ve gerekiyorsa
3
etkilenen taraflar- belirlenmiştir. Belirtiyi sayısallaştırmak için yapılan ölçümler bir performans farkının olduğunu göstermektedir; VE/VEYA
Belirtinin önceliği (önem, aciliyet, artış, v.s.) sürecin başlatılmasını gerekli kılmaktadır. 4 Neden bilinmemektedir. Yönetim problemin kök neden seviyesinde çözülmesi 5 ve tekrarının önlenmesi için gereken kaynakları sağlamayı üstlenmiştir. 6 Belirtinin karmaşıklığı bir kişinin çözüm yeteneğini aşmaktadır. 19
D0: Ford G8D sürecine hazırlık GİRDİ Belirtinin farkına varılması
G8D G8D
Belirtiyi tanımla ve sayısallaştır; müşteri ve etkilenen tarafları belirle Acil Tepki Faaliyeti gerekli mi?
H
E
Planla, uygula ve ATF’ni onayla
Başlatılacak G8D mükerrer mi olacak?
A
E
G8D kriterleri mevcut mu?
ATF’ni belirle ve doğrula ATF doğrulandı mı?
Ulaşılabilir veriyi topla ve gözden geçir
H H H
E
E
H
Veriyi mevcut G8D takımına ulaştır
Ford G8D sürecini başlat
Bilgi yeterli mi? E
ATF onaylandı mı?
E
H
Belirtiyi diğer yöntemlerle çözümle
ÇIKTI G8D sürecinin başlatılması
20
D0: Kontrol Soruları - 1
G8D G8D
ATF [Acil Tepki Faaliyeti – Emergency Response Action (ERA)] 1 Acil Tepki Faaliyeti gerekliliği değerlendirildi mi? 2 Acil Tepki Faaliyeti gerçekleştirildi ise doğrulandı mı [verified]? 3 Acil Tepki Faaliyeti gerçekleştirildi ise onaylandı mı [validated]? G8D Uygulama Kriterleri 4 Belirti/belirtiler tanımlandı ve sayısallaştırıldı mı? 5 Belirtiden etkilenen müşteri ve gerektiğinde etkilenen tüm taraflar belirlendi mi? 6 Belirtilerin sayısallaştırılması için yapılan ölçümler bir performans farkının olduğunu göstermekte mi, VE/VEYA belirtinin önceliği (önem derecesi, aciliyeti, büyümesi) sürecin başlatılmasını sağlıyor mu? 7 Problemin nedeni bilinmiyor mu? 8 Problemin kök neden seviyesinde çözülmesi ve tekrarının önlenmesi için Yönetim gereken kaynağın ayrılmasını üstleniyor mu? 9 Belirtinin karmaşıklığı, problemin çözülmesi için bir kişinin yeteneğini aşmakta mıdır? 21
D0: Kontrol Soruları - 2
G8D G8D
Diğer 10 Yeni 8D mevcut bir 8D’nin tekrarı olacak mı? Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 11 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akış şeması)? 12 Ölçülebilir sonuçlar, göstergeler gözden geçirildi mi? 13 G8D raporu güncellendi mi? 14 Bir satış sonrası faaliyet gerekliliği belirlendi mi?
22
G8D Süreci - D1
G8D G8D
D1 Takımın Kuruluşu • Problemi çözmek ve düzeltici faaliyetleri uygulamaya koymak için grup oluşturulması; • grup üyeleri: » Ürün ve/veya proses bilgisine, » Bu işe ayrılmış zamana ve yetkiye, » Gereken teknikler konusunda eğitime sahip olmalıdır. • Grubun seçilmiş bir Şampiyonu ve Lideri olmalıdır. • Grup takım kurma sürecini başlatır. 23
D1: Takımın kurulması
G8D G8D
Grup: bağımsız ve kendi başına çalışan, bir şekilde biraraya gelmiş insanlar; Takım: belli kurallar çerçevesinde tanımlı rollerle ortak bir amaca ulaşmak için birlikte çalışan insanlar.
24
D1: Takımın kurulması
G8D G8D
Şampiyon: Problemin sahibi olan ve faaliyetleri (ATF, GSF, NDF ve Önleme) uygulama yetkisi olan kişi. Bu kişi takımın öneri ve faaliyetleri için gereken kaynakları, desteği ve liderliği sağlar; gerektiğinde kararları gözden geçirmek, desteklemek için takım toplantılarına katılır. Takım Lideri: G8D takımının iş yöneticisi ve sözcüsü. Takım hedeflerini ve görevleri tanımlar, takımın görüşlerini özetler, G8D metodolojisinin kullanımını yönlendirir, toplantı amaç ve gündemine odaklanır ve Şampiyon ile birlikte koordinasyonlu olarak çalışır; bir tartışmaya katılırken liderlik rolünü terkeder. Zaman Yöneticisi: zamanı gündem maddelerine göre planlar, ve takip eder.
25
D1: Takımın kurulması
G8D G8D
Sekreter: Liderin yaptığı özeti kaydeder, takım kararlarını tekrarlar ve kaydeder, takım kararlarına herkesin dikkatini çeker. Yazman: toplantı tutanaklarını yayınlar ve kayıtları muhafaza eder. Yönlendirici: tüm üyelere katkıda bulunma fırsatı verilmesini, takımın etkin bir başlangıç ve kapanış yapmasını sağlar, takımın çalışmasını takip eder, sürecin ve takımın korunması için kontroller önerir.
26
D1: Takımın kurulması
G8D G8D
GÖREV
TOPLANTI TOPLANTI TAKIM KORUMA
TAKIM SÜREÇ GÖZLEMLERİ 27
D1: Takımın kurulması
G8D G8D
Görev iş planıdır ve toplantı amacı belirlendiğinde başlar. Bu amaca hizmet eden her gündem maddesi görev aşamasında gerçekleşir. Bu bilgi aktarımını, bilginin tartışılmasını, karar vermeyi ve problem çözümünü kapsar. Bakım duygulara dikkat etmeyi, kişilerin nasıl ilişkide olduğuna dikkat etmektir. Bir toplantı bakım aşamasında ise katılımcılar: y y y y
toplantı odasına dikkat ederler (aydınlatma, sıcaklık, hava dolaşımı), takım üyelerine kendilerine odaklanmaları için zaman verirler, takım üyeleri arasında herhangi bir yolla teması arttırılar, takıma aidiet duygusunu oluştururlar.
Takım Süreci Gözlemi birinin “burada ne oluyor?” sorusunu sorması veya olup biten hakkında gözlemini bildirdiği her andır. “Üç kişinin aynı anda konuştuğunu farkettim” veya “İki buçukta bitireceğiz demiştik ama şimdi saat üçe on var” gibi yorumlar toplantıyı süreç gözlem aşamasına getirir. 28
D1: Takımın kurulması
GİRDİ G8D sürecinin başlatılması
G8D G8D
Şampiyonu belirle
Takım üyelerini seç
Takım Liderini belirle
Takım hedeflerini ve üye rollerini tanımla
Takımın gerek duyduğu beceri ve bilgiyi belirle
Takımın çalışma prosedürlerini ve ilişkilerini tanımla
ÇIKTI G8D Takımının kurulması
29
D1: Kontrol Soruları - 1
G8D G8D
Isınma 1 Düzenli bir takım toplantı yer ve saati belirlendi mi? 2 Toplantı odası kullanışlı mı? 3 Takım üyeleri arasında ilişkilerin kurulması için yeterli takım yapılanması sağlanmış mı? 4 Hazırlık takım üyelerinin takım faaliyetine odaklanmalarına yardım için yeterli mi? 5 Toplantı amacı vurgulandı mı? 6 Takım üyeleri toplantı gündemi hakkında bilgilendirildi mi? Üyelik 7 Problemden etikelenen taraflar takımda temsil ediliyor mu? 8 G8D müşterisinin bakış açısı temsil ediliyor mu? 9 Herkesin takımda olmak için bir nedeni mevcut mu ve bu neden onlara bildirildi mi? 10 Takım gereken tüm bilgiye ulaşabilecek, ancak etkin olarak çalışabilecek kadar küçük mü? 30
D1: Konrol Soruları - 2
G8D G8D
11 Takım üyelik bileşimi problemin mevcut yapısını yansıtıyor mu? 12 Takım üyeleri üyelik konusunda hemfikir mi? Ürün/Proses Bilgisi 13 Etkin olarak çalışabilmek için takımın gereksinim duyacağı özel beceri veya deneyimler mevcut mu? Çalışma Prosedürleri ve İş İlişkileri 14 Takımın amacı ve takım üyelerinin rolleri netleştirildi mi? 15 Takım amacına ulaşmak üzere yeterli bir karar verme yetkisini haiz mi? 16 İç ve dış takım bilgisi için iletişim planları geliştirildi mi? 17 Tüm üyeler takım amacını anlıyor ve bu amaca katılıyor mu? Roller 18 Takımın Şampiyonu belirlendi mi? 19 Takım Lideri belirlendi mi? 20 Takım üyelerinin rol ve sorumlulukları açık ve net mi? 21 Sürecin yönlendirilmesi ve takım uyumunun yönetilmesi için bir rehber gerekliliği göz önünde tutuldu mu? 31
D1: Konrol Soruları - 3
G8D G8D
Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 22 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akış şeması)? 23 Ölçülebilir sonuçlar gözden geçirildi mi? 24 G8D Raporu güncellendi mi?
32
G8D Süreci – D2
G8D G8D
D2 Problemin Tanımlanması • Sorunun ne ile ilgili olduğunun belirlenmesi ve • problemin sayısallaştırılması yolu ile iç veya dış müşteri probleminin tanımlanması
33
G8D Süreci – D2
G8D G8D
Problem Bildirimi: nedeni bilinmeyen bir problemin nesnesini ve hatasını tanımlayan basit, kısa ifadedir. Problem bildirimi “Sorun ne ile ilgili?” süreç sorusunu sorarak ve Tekrarlı Niçin’lerle test edilerek iki aşamada oluşturulur: 1. “Sorun ne ile ilgili?” Ö Nesne ve hatanın tanımlanması; Sorun, hatadır; bir ürün veya süreçte bulunan istenmeyen niteliktir. Nesne, hatayı içeren ürün veya süreçtir. 2. “Bu nesnede bu hata niçin oluşuyor?” Ö Tekrarlı Niçinler; Cevabı verilemeyinceye kadar soru tekrarlanmalı. Cevabı verilemeyen aşamadaki nesne ve hata problem bildirimidir. 34
G8D Süreci – D2
G8D G8D
Belirtinin bileşenlere ayrılması Karmaşık, birden fazla veya belirsiz problemler birbirinden ayrılır, önceliklendirilir ve her seferinde bir problem ele alınır. Amaç müşterinin bildirdiği belirtiyi bir problem tanımına dönüştürmektir. Genel bir belirtinin birden çok problem tanımına ayrılması Gerçek yaşamda hataların nedeni genellikle birden fazladır. Problem çözme yöntemleri bir seferde bir problem ele alındığında işe yarar. Birden fazla problem tespit edildiğinde bunlar önceliklendirilmeli, düşük öncelikliler bekletilmeli veya başka takımlar tarafından çözülmeleri sağlanmalıdır.
35
G8D Süreci – D2
G8D G8D
Problem Tanımı: Problem tanımı, problem bildirimini • ne, • nerede, • ne zaman, • ne kadar ana soruları ile daha uzun ve ayrıntılı şekilde açıklamak için kullanılan bir yöntemin çıktısıdır (Budur/Değildir yöntemi). Problem tanımı ne olup, olabilecek iken ne olmadığını tespit ederek problemin sınırlarını çizer. Problem tanımı verileri, kök nedenleri test etmek için gereken zemini hazırlar.
36
G8D Süreci – D2
G8D G8D
Herhangi bir olayın bilimsel tanımlaması aşağıdaki bilgiler sağlanarak yapılabilir: • problem nedir ve ne değildir ama olabilir; • problem nerededir ve nerede değildir ama olabilir; • Problem ne zaman oluşmuştur ve ne zaman oluşmamıştır ama oluşabilir; • Problem ne kadar büyüktür ve ne kadar büyük değildir ama olabilir. Budur / Değildir Yöntemi: • Problem sınırlarını nedir, ne değildir ama olabilir soruları ile oluşturur; • Her bir Budur verisi, en az bir Değildir verisi ile tamamlanmalı; • Budur / Değildir verilerinin tamamı olgulara dayanmalıdır. 37
Kök Neden
BUDUR
G8D Süreci – D2
G8D G8D
DEĞİLDİR
38
D2: Problemin tanımlanması
G8D G8D
Problem Çözme Sayfası
Adım 1 / 4
c Problem Bildirimi:
NEREDE
NE
d Problem Tanımı
Mantıksal olarak mümkün ama
BUDUR
DEĞİLDİR
Bilgi Topla
Hangi Nesne Hangi Hata Nesnenin neresinde İlk olarak Nerede görüldü Nerelerde görülüyor 39
N E K AD AR B Ü YÜ K
N E ZAM AN
D2: Problemin tanımlanması
G8D G8D
İlk olarak Ne Zaman görüldü Nasıl bir dağılım Kaç parça etkilendi Hangi boyutta Parçada kaç hata Eğilim
40
D2: Problemin tanımlanması GİRDİ Takımın kurulması
Mevcut veriyi gözden geçir
A
Belirti bölünebilir mi?
E
Problem tanımını geliştirmeye başla (Budur/Değildir)
E
Gereken ek bilgiyi belirle
Belirtiyi bir nesne ve bir hata olarak tanımla
Problem “bir şeyler değişmiş” halini göstermektedir H
H H
Problem “hiç ulaşılmamış” halini göstermektedir E
H
Alternatif yöntemler kullan (*) G8D’yi beklet
Ek bilgiyi topla ve analiz et
Neden biliniyor mu? (Tekrarlı “neden”ler)
Problem bildirimini belgele
G8D süreci kullanılacak mı?
Proses akışını belirle
H
E
G8D G8D
E
G8D süreci alternatif E yöntemlerle desteklenecek mi? Alternatif yöntemler H kullan (*)
Problem tanımını müşteri ve etkilenen taraflarla gözden geçir
(*) DOE, proses iyileştirmeleri, yenilik
ÇIKTI Problem tanımı 41
D2: Kontrol Soruları - 1
G8D G8D
Isınma 1 Düzenli bir takım toplantı yer ve saati belirlendi mi? 2 Toplantı odası kullanışlı mı? 3 Takım üyeleri arasında ilişkilerin kurulması için yeterli takım yapılanması sağlanmış mı? 4 Hazırlık takım üyelerinin takım faaliyetine odaklanmalarına yardım için yeterli mi? 5 Toplantı amacı vurgulandı mı? 6 Takım üyeleri toplantı gündemi hakkında bilgilendirildi mi? Üyelik 7 Problemden etikelenen taraflar takımda temsil ediliyor mu? 8 G8D müşterisinin bakış açısı temsil ediliyor mu? 9 Herkesin takımda olmak için bir nedeni mevcut mu ve bu neden onlara bildirildi mi? 10 Takım gereken tüm bilgiye ulaşabilecek, ancak etkin olarak çalışabilecek kadar küçük mü? 11 Takım üyelik bileşimi problemin mevcut yapısını yansıtıyor mu? 12 Takım üyeleri üyelik konusunda hemfikir mi? 42
D2: Kontrol Soruları - 2 Ürün/Proses Bilgisi 13 Etkin olarak çalışabilmek için takımın gereksinim duyacağı özel beceri veya deneyimler mevcut mu? Çalışma Prosedürleri ve İş İlişkileri 14 Takımın amacı ve takım üyelerinin rolleri netleştirildi mi? 15 Takım amacına ulaşmak üzere yeterli bir karar verme yetkisini haiz mi? 16 İç ve dış takım bilgisi için iletişim planları geliştirildi mi? 17 Tüm üyeler takım amacını anlıyor ve bu amaca katılıyor mu? Roller 18 Takımın Şampiyonu belirlendi mi? 19 Takım Lideri belirlendi mi? 20 Takım üyelerinin rol ve sorumlulukları açık ve net mi? 21 Sürecin yönlendirilmesi ve takım uyumunun yönetilmesi için bir rehber gerekliliği göz önünde tutuldu mu? Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 22 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, akış şeması)? 23 Ölçülebilir sonuçlar gözden geçirildi mi? 24 G8D Raporu güncellendi mi?
G8D G8D
43
G8D Süreci – D3
G8D G8D
D3 Geçici Sınırlandırma Faaliyetleri Geliştirme Nihai Düzeltici Faaliyetlerin uygulanmasına kadar Geçici Sınırlandırma Faaliyetlerini • tanımlamak, • doğrulamak • uygulamak ve • onaylamak. 44
G8D Süreci – D3
G8D G8D
Bir Geçici Sınırlandırma Faaliyeti • geçicidir, • probleme veya etkilerine karşı uygulanır; • D2’de toplanan verilere dayanılarak seçilir; • Bir Acil Tepki Faaliyetinden türetilebilir; • maliyet arttırır; • doğrulandıktan sonra uygulanır, • uygulama süresince takip edilir; • dokümante edilir; • yerini D6 adımında Nihai Düzeltici Faaliyete bırakır; • Unutulabilecek bir “Yara Bandı” uygulaması değildir.
45
G8D Süreci – D3
G8D G8D
Doğrulama: Önceki ve sonraki verilerin karşılaştırılmasına dayanılarak uygulanacak faaliyetin amaca ulaşabileceğine ve başka bir probleme yol açmayacağına dair oluşturulan kanıttır. • Testler • Benzer faaliyetler • Deneme Üretimi Onay: Uygulanan faaliyetin amaca ulaştığına ve başka bir probleme yol açmadığına dair süregiden kanıttır. Onay başarılı doğrulamayı takip eder. Müşteri öncesi onay: müşteri öncesi testler, kontrollerle sağlanan kanıttır Müşteri onayı: belirtinin ortadan kalktığının müşteri tarafından onaylanmasıdır 46
D3: Geçici Sınırlandırma Faaliyetlerinin geliştirilmesi GİRDİ Problem tanımı
GSF gerekli mi?
H
G8D G8D
D4 adımına git
E
ATF‘ni değerlendir Planla, uygula ve GSF’ni onayla
“En iyi” GSF‘ni belirle, seç ve doğrula
H
GSF doğrulandı mı? E
GSF Geçerli mi? E
H
GSF etkinliğini izlemeye devam et
ÇIKTI GSF’lerinin tanımlanması 47
D3: Kontrol Soruları - 1
G8D G8D
Geçici Sınırlandırma Faaliyeti Uygulaması öncesinde 1 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti gerekliliği belirlendi mi? 2 En iyi Geçici Sınırlandırma Faaliyeti seçimine yardımcı olmak için Acil Tepki Faaliyeti değerlendirildi mi? 3 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti seçim kriterinin belirlenmesi için G8D müşterisi ve/veya Şampiyonla görüşüldü mü? 4 Belirlenen kriterlere göre Geçici Sınırlandırma Faaliyeti en iyi fayda risk dengesini sağlıyor mu? 5 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti müşteriyi problemin etkisinden % 100 koruyor mu? 6
Geçici Sınırlandırma Faaliyeti doğrulandı mı?
7
Geçici Sınırlandırma Faaliyeti maliyeti düşük ve uygulanması kolay mı?
48
D3: Kontrol Soruları - 2
G8D G8D
Planlama 8 İlgili bölümler bu kararın planlanmasına katıldı mı? 9 İlgili APQP araçları (örn., FMEA, kontrol planları, talimatlar) göz önüne alındı mı? 10 Kimin, neyi, ne zaman yapacağına dair faaliyet adımları dahil planlar oluşturuldu mu? 11 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti için müşterinin bakış açısı dikkate alınmış mı? 12 Müşteri onayı alındı mı? 13 Bir onay yöntemi belirlendi mi? 14 Ters gidebilecek konular belirlendi, önleme ve sınırlandırma faaliyetleri dikkate alındı mı? 15 Uygulama kaynakları mevcut ve uygun mu? Geçici Sınırlandırma Faaliyeti Uygulama sonrasında 16 Onay verileri G8D müşterisinin korunduğunu gösteriyor mu? 17 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti etkinliğinin geliştirilebilirliği değerlendirildi mi?
49
D3: Kontrol Soruları - 3
G8D G8D
Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 18 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akış şeması)? 19 Takım bileşiminde değişiklik gereği gözden geçirildi mi? 20 Ölçülebilir sonuçlar, göstergeler gözden geçirildi mi? 21 Bir satış sonrası faaliyet gerekliliği belirlendi mi? 22 G8D Raporu güncellendi mi?
50
G8D Süreci – D4
G8D G8D
D4 Kök Neden ve Kaçış Noktasının Tanımlanması ve Doğrulama • Kök Neden teorilerinin Problem Tanımı ve test sonuçlarına göre sınanması, Kök Nedenin izole edilmesi ve doğrulanması; • Proses içinde kök neden etkisinin tespit edilebileceği, ancak edilemediği Kaçış Noktasının izole edilmesi ve doğrulanması.
51
G8D Süreci – D4
G8D G8D
“Birşeyler değişti” hali Beklenen
Gerçekleşen
Performans
Performans
Beklenen
Gerçekleşen
Yavaş yavaş
Aniden Zaman
Beklenen
Performans
“Hiç ulaşılmadı” hali (İlk gün sapması olarak da adlandırılır)
Zaman
Gerçekleşen
Zaman
52
G8D Süreci – D4
G8D G8D
Muhtemel Neden Genellikle Neden-Sonuç diyagramında bir etkinin nasıl ortaya çıkabileceğini açıklayan herhangi bir neden. Potansiyel Kök Neden Mevcut verilere dayanan ve Problem Tanımını en iyi açıklayan neden. Kök Neden Pasif ve aktif olarak doğrulanmış, problemi açıklayan neden. Pasif doğrulamada hiç bir şey değiştirilmeden gözlemle kök neden aranır; kök nedenin müşteri belirtisinde aranması gibi. Aktif doğrulamada kök nedenin var olduğu ve olmadığı testlerle problem oluşturulup giderilir.
53
Tanım: Kontrol Sistemi, Kontrol Noktası
G8D G8D
Kontrol Sistemi: ürün / prosesin izlenmesi ve kalite gerekliliklerine uygunluğun sağlanması için uygulanan sistem. Sorumluluklar, prosedürler ve kaynaklardan oluşur. Ürün/prosesin kontrol edildiği bir veya daha fazla kontrol noktası içerebilir. Kontrol Noktası: tanımlı kalite gerekliliklerine uygunluğun denetlendiği bir kontrol sistemi içindeki bir nokta. Bir kontrol sisteminde birden çok nokta olabilir. Kaçış Noktası: proseste problemin tespit edilebileceği, ancak edilemediği kök nedene en yakın ilk nokta. 54
D4: Kök Neden ve Kaçış Noktası tanımı ve doğrulanması - 1 GİRDİ GSF uygulaması
Problem Tanımını gözden geçir ve güncelle
Birden fazla kök neden
Farkları, değişiklikleri belirle ve teoriler geliştir
E
Problem tanımına göre teorileri test et
Toplam = % 100
H
G8D G8D
ÇIKTI Kök neden
C
H
E H
Teori bilinen tüm verileri açıklıyor mu? E
Her potansiyel kök neden için ayrı G8D
H
Alternatif yöntemleri Şampiyon ile değerlendir (*)
E H
kök neden doğrulandı mı? D2 adımına dön E
G8D süreci kullanılacak mı?
E
B
H
Kök Nedeni tanı
Alternatif yöntemler kullan (*)
G8D’yi beklet
55
Farklar-Değişiklikler
G8D G8D g olasılık testi (+, - veya ?) a)
e Farklar ve Değişiklikler Farklar
Değişiklikler
(Adım 1/4’ten gelen bilgiler)
(Konu ile ilgili değişiklikler)
b)
c)
d)
e)
f)
Tarih
Adım 2/4
56
Muhtemel Nedenler Listesi
G8D G8D
f MUHTEMEL NEDENLER Muhtemel Neden Teorilerini Listeleyin a) Fark ve değişikliklere dayalı neden teorileri b) c) d)
Adım 3/4
e) f) g) h) i) 57
Farklar-Değişiklikler
G8D G8D g olasılık testi (+, - veya ?) a)
e Farklar ve Değişiklikler Farklar
Değişiklikler
(Adım 1/4’ten gelen bilgiler)
(Konu ile ilgili değişiklikler)
b)
c)
d)
e)
f)
Tarih
Adım 4/4
58
D4: Kök Neden ve Kaçış Noktası tanımı ve doğrulanması - 2 B
G8D süreci alternatif yöntemlerle desteklenecek mi?
E
Proses akışını gözden geçir ve Kök Neden veya Nedenler için Kontrol Noktalarını belirle
Kontrol Noktasını yetersiz olarak tanı
Problemin tespiti için bir Kontrol Sistemi var mı?
Kontrol Sisteminin geliştirilmesi gerektiğini tanı
G8D G8D
H
Alternatif yöntemler kullan (*)
(*) DOE, proses iyileştirmeleri, yenilik
H
E
Kök Nedenleri tanı
Kök Nedene/Nedenlere en yakın Kontrol Noktasını belirle
ÇIKTI Kök Nedenler
Kontrol Noktası problemi tespit edebilir mi?
ÇIKTI Kontrol Sisteminin geliştirilme gerekliliği H
E
C
Kontrol Noktasını doğrulanmış Kaçış Noktası olarak tanı
ÇIKTI Doğrulanmış Kaçış noktası 59
D4: Kontrol Soruları - 1
G8D G8D
Kök Neden 1 Problem Tanımındaki (Budur/Değildir) veriye dayalı bilgiler güncellendi mi? 2 Değildir eşleniği ile kıyaslandığında Budur’a özgü farklar tanımlandı mı? 3 “Değişiklik Kaynaklı” bir problem için farklarla ilgili değişiklikler ortaya çıkartıldı mı? 4 Geliştirilen teoriler D2 adımında belirlenen verilerle test edildi mi? 5 En Muhtemel Neden D2 adımındaki tüm verileri açıklıyor mu? 6 Kök Neden pasif ve aktif olarak doğrulandı mı? 7 Kök Neden analizi yeterli seviyede mi (bu Kök Nedenin niçin oluştuğunu bilmeye gerek var mı)? Birden fazla Kök Neden hali 8 Nedenlerin hep birlikte Problem Tanımını tam olarak açıklamaları açısından gözden geçirildi mi (yani istenen performans seviyesine tekrar ulaşmak mümkün mü)? 9 İstenen performans seviyesi tekrar sağlanabilecek ise takım Şampiyonla birlikte her bir kök neden için ayrı bir Problem Tanımı ve ayrı bir G8D oluşturmanın gereğini gözden geçirip değerlendirdi mi? 60
D4: Kontrol Soruları - 2
G8D G8D
10 İstenen performans seviyesi tekrar sağlanamayacak ise takım Şampiyonla birlikte alternatif problem çözme yöntem / araçlarının (örn.: DOE, Proses İyileştirme, SIT) a) bir G8D’den bağımsız veya, b) bir G8D’yi tamamlayıcı olarak kullanımını değerlendirdi mi? Kaçış Noktası 11 Proses akışı gözden geçirildi ve Kök Neden/Nedenler ile ilgili Kontrol Noktaları tanımlandı mı? 12 Problemi saptamak için kontrol sisteminin mevcudiyeti ile ilgili bir tespit yapıldı mı? 13 Bir kontrol sistemi varsa, orijinal tasarımında yapılan değişiklikler belirlendi mi? 14 Kök Neden veya Nedenlere en yakın Kontrol Noktaları belirlendi mi? 15 Kontrol Sisteminin problemi tespit etme yeteneği doğrulandı mı? 16 Kontrol Sisteminin geliştirilmesi gereksinimi değerlendirildi mi?
61
D4: Kontrol Soruları - 3
G8D G8D
Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 17 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akışı)? 18 Takım bileşiminde değişiklik gereği gözden geçirildi mi? 19 Ölçülebilir sonuçlar, göstergeler gözden geçirildi mi? 20 Bir satış sonrası faaliyet gerekliliği belirlendi mi? 21 G8D Raporu güncellendi mi?
62
G8D Süreci – D5
G8D G8D
D5 Nihai Düzeltici Faaliyetlerinin seçimi ve doğrulanması • Kök Nedeni ortadan kaldıracak en iyi düzeltici faaliyetin seçilmesi; • Kaçış Noktasını kapatacak en iyi düzeltici faaliyetin seçilmesi; • Uygulandığında her iki kararın da doğru sonuç vereceğinin doğrulanması; • İstenmeyen etkilere yol açılmaması.
63
G8D Süreci – D5
G8D G8D
Nihai Düzeltici Faaliyet • Problemi Kök Neden seviyesinde izole eder ve çözer • Kaçış Noktasını kapatır veya kontrol altına alır • Başka problemlere yol açmaz • Kök Nedeni ortadan kaldıracağı doğrulanmıştır
64
G8D Süreci – D5
G8D G8D
Karar Oluşturma Aşamaları 1. İstenen sonucun açıklanması 2. Karar kriterlerinin listelenmesi » Verilenler (givens) • karşılanması zorunludur • objektif olarak ölçülebilir • gerçekçi olmalıdır » İstenenler (wants) • arzulanır / esnektir • objektif veya subjektif göstergelerdir • gerçekçi olmalıdır 3. İstenenlerin göreceli olarak önemi hakkında karara varılması 4. Seçeneklerin belirlenmesi 5. Seçeneklerin karar kriterleri ile karşılaştırılması 6. Risk Analizi 7. Dengeli bir nihai seçim yapılması 65
G8D Süreci – D5 - İstenen sonucun açıklanması
G8D G8D
Sonuç • alınacak kararın vermesi istenen sonucu açıklayan kısa bir cümledir; • kararın kapsamını tanımlamak ve odaklanılacak bir hedef oluşturmaya yöneliktir; • bir faaliyet veya amaç olarak tanımlanır: • bir bilgisayar sistemi satınalınması • idari asistan seçimi • bir ofis konumu seçimi
66
G8D Süreci – D5 - Karar Kriterlerinin Listelenmesi
G8D G8D
Verilenler • kararın objektif olarak ölçülebilir, tartışılmaz, gerçekçi özellikleridir; örn.: • Para • Son teslim tarihi • Şirket prosedürleri • Yasalar • minimum kriterlerdir ve seçenekleri elemek için kullanılır. İstenenler • kararın zorunlu olmayan ama istenen özellikleridir • kalan seçeneklerin arasında seçim yapılabilmesini sağlarlar • birbirlerine göre farklı önem taşırlar • en önemliye 10 verilerek diğerleri buna kıyasla puanlandırılır 67
G8D G8D G8D Süreci – D5 - Seçeneklerin Belirlenmesi ve karşılaştırma
• Bir seçenekler listesi oluşturun (G8D için bu liste Kök Neden / Kaçış Noktası için önerilen düzeltici faaliyetler listesidir); • Seçenekleri verilenlerle kıyaslayın ve verilen bilgisi alanına ölçülebilir objektif sonuçları kaydedin; • Seçenekleri istenenlerle kıyaslayın ve istenen bilgisi alanına ölçülebilir objektif sonuçları kaydedin • En iyi seçeneği 10 ve diğerlerini buna göre 1 ila 10 arasında, 10 puan ölçeğini mümkün olduğunca çok kullanarak puanlayın; • Her seçeneğin önem derecesi ile iyilik katsayılarını çarpın ve sonucu skor alanına kaydedin; • Her seçeneğin puanlarını toplayarak toplam alanına kaydedin.
68
Karar - 1
G8D G8D
Karar Verme Sayfası c Nihai Sonuç: d Kriterler VERİLENLER: (Zorunlu, Ölçülebilir, Gerçekçi)
Sayfa _ / _ f Mevcut Seçenekler g Verilen Bilgisi
E/H g Verilen Bilgisi
a)
a)
a)
b)
b)
b)
c)
c)
c)
d)
d)
d)
e)
e)
e)
İSTEKLER: (Objektif veya subjektif)
e Önem İstek Bilgisi (1-10)
g İyi (0-10)
Skor
İstek Bilgisi
a)
a)
a)
b)
b)
b)
c)
c)
c)
d)
d)
d)
e)
e)
e)
f)
f)
f)
g)
g)
g)
h)
h)
h)
i)
i)
i)
j)
j)
j)
E/H
g İyi (0-10)
Skor
69
G8D Süreci – D5 - Risk Analizi ve seçim
G8D G8D
• Her karar bir takım riskler içerir; • Faydası büyük olan seçenekler aynı zamanda büyük riskler taşıyabilir; • Bir risk cümlesi kurun: “Eğer olursa, o zaman sonucu olacaktır” • Bu risk cümlesini verilen ve istenenlere uygulayın ve kendinize sorun: • seçenek sadece verilenleri mi karşılar? • seçenek önemli bir isteneni karşılamakta yetersiz midir? • Olasılık ve önemini göz önüne alın. • Dengeli bir seçim verilerin tamamına dayanmalıdır • Risk ve fayda dengelenmelidir.
70
Karar - 2
G8D G8D
Karar Verme Sayfası h RİSK ANALİZİ: "Bunu yaparsak çıkarlarımıza aykırı ne gerçekleşebilir?"
KAYNAKLAR (SEÇENEK)
i ÇEKİCİ SEÇENEK P S
1. RİSK Bu SEÇENEĞİN hangi özelliği VERİLENLERİ karşılalakta tamamen başarısız olabilir?
2. RİSK Bu SEÇENEĞİN hangi karakteristikleri önemli bir İSTEĞİ tehdit etmektedir?
3. ÜNİVERSAL
Bu seçeneğin aşağıdaki alanlardan birinde problem oluşturabileceğini düşünüyor musunuz? İnsan Kuruluş Dış Etkenler İşletme Ekipman Fikir - Politika - Süreçler Malzeme Para - Ekonomi Kapasite Kalite Zamanlama Kişisel Etkileşimler PROSEDÜR: Seçenekleri birer birer inceleyin. Tüm tehdit değerlendirmeleri aynı şahıs veya grup tarafından yapılmalıdır. "ÖNEM DERECESİ" 10, bir ihtimalin kesin olması halinde reddi anlamına gelir (10 x 10).
P = Probability (1 - 10) S = Seriousness (1 - 10)
71
G8D D5: Kök Neden ve Kaçış Noktası için NDF tespiti ve doğrulanmasıG8D GİRDİ Doğrulanmış kök neden
H
GİRDİ Doğrulanmış Kaçış noktası
GİRDİ Kontrol Sisteminin geliştirilme gerekliliği
Karar kriterlerini oluştur
Karar kriterlerini oluştur
Muhtemel faaliyetleri tanımla
GSF dahil Muhtemel faaliyetleri tanımla
“En iyi” Nihai Düzeltici Faaliyeti (NDF) seç
“En iyi” Nihai Düzeltici Faaliyeti (NDF) seç
Testler NDF’i doğruluyor mu?
Testler NDF’i doğruluyor mu?
H
E
GSF ve NDF‘i Kaçış Noktası için değerlendir ÇIKTI Kök Neden için doğrulanmış NDF
H
E
Şampiyon NDF seçimini onaylıyor mu? E
GSF‘ni geliştirecek muhtemel faaliyetler ÇIKTI Kaçış Noktası için doğrulanmış NDF 72
D5: Kontrol Soruları - 1
G8D G8D
NDF (Nihai Düzeltici Faaliyet – [PCA Permanent Corrective Action]) Kararından Önce 1 Kök Neden ve Kaçış Noktası için Nihai Düzeltici Faaliyet seçim kriterleri belirlendi mi? 2 Şampiyon Nihai Düzeltici Faaliyet kriterlerini onaylıyor mu? 3 Takım en iyi Nihai Düzeltici Faaliyet seçimi için doğru deneyime sahip mi? 4 Nihai Düzeltici Faaliyet için yeterli sayıda alternatif değerlendirildi mi? 5 Mükemmel çözümün özellik ve yararları korundu mu? 6 Bu kararla ilgili riskler kontrol altında yönetililiyor mu? 7 Şampiyon Nihai Düzeltici Faaliyet seçimine katılıyor mu? Doğrulama 8 Bu faaliyetlerin sorunu Kök Neden seviyesinde çözeceğine ilişkin kanıt mevcut mu? 9 Doğrulama yöntemleri nedenin oluşturduğu frekans (veya dağılım) değişkenlikleri için pay içeriyor mu? 10 Doğrulama aşamasında ölçülen değişkenler sağlıklı bir doğrulama oluşturuyor mu? 11 Doğrulama yöntemleri Nihai Düzeltici Faaliyeti tüm üretim değişkenlikleri ve operasyon koşullarında değerlendirdi mi? 73
D5: Kontrol Soruları - 2
G8D G8D
Nihai Düzeltici Faaliyet kararı sonrası 12 Seçilen Nihai Düzeltici Faaliyet için Risk Analizi yapıldı mı? 13 Seçilen Nihai Düzeltici Faaliyet ile ilgili olarak müşteri ve etkilenen taraflarla görüşüldü mü? 14 Nihai Düzeltici Faaliyet uygulanıncaya kadar Geçici Sınırlandırma Faaliyeti yürürlükte kalacak mı? 15 Nihai Düzeltici Faaliyet için gereken kaynaklar göz önüne alındı mı? 16 Nihai Düzeltici Faaliyet planlama ve uygulama aşamalarına katılacak bölümler/diğer kuruluşlar tanımlandı mı? 17 Nihai Düzeltici Faaliyet uygulamasına kadar Geçici Sınırlandırma Faaliyetinin geliştirilmesi faaliyetleri göz önüne alındı mı? Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 18 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akış şeması)? 19 Takım bileşiminde değişiklik gereği gözden geçirildi mi? 20 Ölçülebilir sonuçlar, göstergeler gözden geçirildi mi? 21 Bir satış sonrası faaliyet gerekliliği belirlendi mi? 22 G8D Raporu güncellendi mi? 74
G8D Süreci – D6
G8D G8D
D6 Nihai Düzeltici Faaliyetlerinin uygulanması ve onaylanması • D5 adımında seçilen Nihai Düzeltici Faaliyetin • planlanması, • uygulanması; • Geçici Sınırlandırma Faaliyetinin kaldırılması; • Uzun vadeli sonuçların izlenmesi.
75
G8D Süreci – D6
G8D G8D
Planla (Tekrar planla)
Faaliyete geç
Yap
(Değerlendir)
(Uygula)
İncele (Gözle) 76
G8D Süreci – D6
G8D G8D
•Planlama 1. Hedefi belirleyin 2. Sağlanması gereken standart ve koşulları belirleyin 3. Faaliyet adımlarını belirleyin •Problem Önleme 4. Kilit adımları belirleyin 5. Engelleri belirleyin 6. Önleme Faaliyetlerini belirleyin 7. Koruma Faaliyetlerini belirleyin 8. Koruma Faaliyetlerini tetikleyicilerini belirleyin 9. Koruma Faaliyetini başlatma sorumluluğunu belirleyin •Planlama 10. Nihai planı gözden geçirin, güncelleyin ve yayınlayın
77
G8D Süreci – D6
G8D G8D
Problem Önleme •
Bu adımın sonucuna ulaşmasına ne engel olabilir?
•
Bu engelin oluşması nasıl önlenebilir?
•
Önlenememesi halinde ne yapılmalı?
•
Sınırlandırma faaliyetini kim yapmalı ve bu faaliyeti ne tetiklemeli?
78
Problem Önleme Sayfası
G8D G8D
Problem Önleme Sayfası Planın amacı : (Termin tarihi belirtin) ÖNCELİK KİLİT AŞAMALAR P
Use your experience to identify steps of your plan that are complex, have tight deadlines, are high impact, are new, etc.
S
PxS
MUHTEMEL ENGELLER/ HATA NEDENLERİ
Determine which step(s) Identify possible barriers to completing most need your attention / the key steps. There may be more resources. than one for each key step. Consider the areas of people, methods, materials, machines, measurement and environmental issues.
ÖNLEME
How can you keep each barrier or cause of trouble from happening or developing. What can be done to protect your plan's objective ?
KORUMA
KİLİT TARİH VEYA OLAY
KİM
What is your contingency plan if a problem still develops ? Identify the person or position responsible to begin the protection action. Also identify the cue which tells that person to initiate the protection action(s).
79
G8D Süreci – D6
G8D G8D
Onay Göstergesi •
NDF’nin amacına ulaştığı, problemi açığa çıkaran gösterge izlenerek onaylanmalıdır;
•
Bu gösterge Paynter grafiği ile izlenebilir.
Geçici Sınırlandırma Faaliyetinin kaldırılması •
D3 adımında tanımlanan Geçici Sınırlandırma Faaliyeti D6 adımında kaldırılır;
•
Nihai Düzeltici Faaliyeti kök nedeni ortadan kaldırdığı için artık Geçici Sınırlandırma Faaliyetine gerek kalmamıştır;
•
Geçici Sınırlandırma Faaliyetini sürdürmek kaynak israfıdır;
•
Geçici Sırılandırma Faaliyeti problemi maskeler ve bu nedenle Nihai Düzeltici Faaliyetinin etkinliği sorgulanabilir. 80
D6: Nihai Düzeltici Faaliyetlerin uygulanması ve onaylanması GİRDİ Kök Neden için doğrulanmış NDF
GİRDİ Kaçış Noktası için doğrulanmış NDF
NDF için faaliyet planı hazırla
NDF için faaliyet planı hazırla
NDF’i uygula
NDF’i uygula
GSF’i kaldır ve NDF’i Kaçış Noktası için değerlendir
GSF’i kaldır
Onayla
Onayla
G8D G8D
Müşteri ile birlikte belirti göstergesini kullanarak belirtinin giderildiğini onayla ÇIKTI Uygulanmış ve onaylanmış NDF verisi 81
D6: Kontrol soruları - 1
G8D G8D
Planlama 1 Nihai Düzeltici Faaliyetin uygulanması için diğer bölüm/kuruluşlardan destek ihtiyacı değerlendirildi mi? 2 Bu bölüm/kuruluşların temsilcileri Nihai Düzeltici Faaliyet planlanması ve uygulanması için takımına dahil mi? 3 Müşteri ve/veya tedarikçinin konuya dahil edilmesi değerlendirildi mi? 4 Müşteri ve/veya tedarikçi planlaması için sorumlu taraf belirlendi mi? 5 Bir faaliyet planı tanımlandı mı (sorumluluklar atanmış, zamanlama tanımlanmış, gereken destek belirlenmiş)? 6 Bu planı uygulamak için gereken kaynaklar tanımlandı mı? 7 Planın hangi aşamalarda tersliklere açık olduğu ve bunların oluşmasının önlenmesi için ne yapılabileceği belirlendi mi (Problem Önleme Planlaması)? 8 Önleme çabalarının başarısız olması hali için uygun sınırlandırma faaliyetleri geliştirildi mi? 9 Sınırlandırma faaliyetleri için tetikleyiciler (tarih veya olay) belirlendi mi? 10 Tamamlanıncaya kadar plana göre gelişim izleniyor mu? 11 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti uygulamasının sona erdirileceği tarih plana dahil edildi mi? 12 Plan bilgilendirilmesi gerekenlere ulaştırıldı mı? 82
D6: Kontrol soruları - 2
G8D G8D
13 Planın uygulanabilmesi için eğitim ihtiyacı belirlendi mi? 14 Şampiyon plana katılıyor mu? 15 Nihai Düzeltici Faaliyet sonucunun onaylanması için göstergeler tanımlandı mı (müşteri öncesi ve müşteri)? Onaylama 16 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti uygulaması durduruldu mu? 17 Onay göstergeleri istenmeyen durumun tamamen giderildiğini kanıtlıyor mu? 18 Uzun dönemli sonuçların izlenmesine devam ediliyor mu? 19 Müşteri Nihai Düzeltici Faaliyet sonucunun etkin olduğunu onaylıyor mu? Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 20 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akışı)? 21 Takım bileşiminde değişiklik gereği gözden geçirildi mi? 22 Ölçülebilir sonuçlar, göstergeler gözden geçirildi mi? 23 Bir satış sonrası faaliyet gerekliliği belirlendi mi? 24 G8D Raporu güncellendi mi? 83
G8D Süreci – D7
G8D G8D
D7 Tekrarın önlenmesi • Bu problemin ve benzerlerinin tekrarını önlemek için • politikalar • uygulamalar • prosedürler dahil gereken sistemlerin değiştirilmesi; • Sistemle ilgili geliştirme tavsiyelerinin oluşturulması. 84
G8D Süreci – D7
G8D G8D
Tekrarın Önlenmesi Mevcut problemin, benzerlerinin ve sistemle ilgili problemlerin tekrarlanmasını önlemek için gerçekleştirilen faaliyettir. Mevcut problem G8D takımının üzerinde çalıştığı problemdir; D7 adımında takım probleme sistem açısından bakar. Önleme faaliyetleri Şampiyonun yetki alanındadır. Benzer problemler Mevcut problemle benzerlik gösteren problemlerdir. Önleme faaliyeti Şampiyonun yetki alanındadır. Sistemle ilgili problemler Mevcut şampiyonun yetki alanı dışındadır, başka bir şampiyona ihtiyaç vardır; mevcut takım önerilerde bulunur. 85
D7: Tekrarın Önlenmesi
G8D G8D
GİRDİ Uygulanmış ve onaylanmış NDF verisi
Önleyici faaliyetleri tespit et ve seç
Problemin geçmişini gözden geçir
Önleyici Faaliyetleri doğrula
Bu problemin nasıl oluştuğunu ve kaçtığını analiz et Etkilenen tarafları ve oluşabilecek benzer problemler için fırsatları belirle Bu problemin oluşmasına ve müşteriye kaçmasına izin veren sistemin politika, uygulama ve prosedürlerini tespit et
Sistem için önleme tavsiyelerini geliştir Önleyici Faaliyet etkin mi?
H
E
Sistemsel Önleme tavsiyelerini proses sahibine sun
Faaliyet Planını oluştur ÇIKTI Mevcut problem için Önleyici Faaliyetler Şampiyon onaylıyor mu? E
Problemlerin benzer şekilde nasıl çözülebileceğini analiz et
Önleyici Faaliyeti uygula ve onayla
H
ÇIKTI Benzer problemler için Önleyici Faaliyetler
Alınan Dersler
ÇIKTI Sistem ile ilgili önleme tavsiyeleri 86
D7: Kontrol Soruları - 1
G8D G8D
Problem Geçmişi 1 Bu problemin prosese ne zaman ve nasıl girdiği belirlendi mi? 2 Problemin o noktada neden oluştuğu, neden tespit edilemediği ve kaçtığı kesinleştirildi mi? 3 Bu kök nedenin ve/veya kaçış noktasının oluşmasında karışıklığın mı, bilgi eksikliğinin mi katkıda bulunduğu değerlendirildi mi? 4 Bu problemin oluşması ve kaçmasına yol açan politika, yöntem, prosedür ve/veya sistemler tanımlandı mı? 5 Proseslerdeki yara bandı uygulamaları bulundu ise , nerelerde oldukları ve neyi sağladıkları belirlendi mi? 6 Etkilenen tüm taraflar belirlendi mi? Önleyici Faaliyetler (bu problem ve benzer problemler) 7 Kök Nedenin veya Kaçış Noktasının tekrarlanmaması için neyin farklı uygulanması gereken politika, yöntem, prosedür ve/veya sistemler belirlendi mi? 8 Bir Proses Geliştirme Yaklaşımını gerektiğini gösteren kanıtlar değerlendirildi mi (örn.: RAPID, Odaklanmış İyileştirme, Re-engineering)? 9 Kök Nedenin oluşmasına ve kaçışına yol açan sistem, politika, yöntem ve/veya prosedürlerin geliştirilmesinden sorumlu birey ve/veya kuruluşlar belirlendi mi? 87
D7: Kontrol Soruları - 2
G8D G8D
10 Bu geliştirmeler için deneme uygulamaları gerçekleştirmenin en iyi yolu belirlendi mi? 11 Standardizasyon gerektiren uygulamalar tanımlandı mı? 12 Önleme Faaliyetlerini koordine etmek ve uygulamaları standartlaştırmak için planlar hazırlandı mı? 13 Şampiyon belirlenen Önleme Faaliyetlerine ve planlarına katılıyor mu? 14 Yeni uygulama değişikliklerinden etkilenenlerle iletişim yöntemi belirlendi mi? 15 Yeni uygulamalar standartlaştırıldı mı? 16 Sistem gelişimlerini değerlendirmek için gelişim kontrol noktaları tanımlandı mı? Sistemsel Önleme Tavsiyeleri 17 Bu problemin oluşmasına ve gözden kaçmasına yol açan mevcut şampiyonun yetki alanının dışındaki yönetim politika, sistem veya prosedürleri belirlendi mi? 18 Mevcut şampiyonun etki alanının dışındaki bu uygulamalardan kimlerin sorumlu olduğu belirlendi mi? 19 Mevcut şampiyon, takımın Sistemsel Önleme Tavsiyelerine katılıyor mu?
88
D7: Kontrol Soruları - 3
G8D G8D
Alınan Dersler 20 Gereken teknik alınan dersler geliştirildi ve FAO Alınan Dersler veri tabanına gönderildi mi? Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 21 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akış şeması)? 22 Takım bileşiminde değişiklik gereği gözden geçirildi mi? 23 Ölçülebilir sonuçlar, göstergeler gözden geçirildi mi? 24 Bir satış sonrası faaliyet gerekliliği belirlendi mi? 25 G8D Raporu güncellendi mi?
89
G8D Süreci – D8
G8D G8D
D8 Birey ve Takım Katkılarının Takdiri • Takım çalışmasının tamamlanması; • Birey ve takım katkılarının içtenlikle takdir edilmesi; • Kutlama.
90
G8D Süreci – D8
G8D G8D
Takım Çalışmasının Sonuçlandırılması • Dokümanların son haline getirilmesi ve arşivlenmesi; • Alınan teknik derslerin anlaşılması • Şampiyona son sunumun yapılması • Takım üyelerine eleştirilerin bildirilmesi • Takım üyelerine olumlu değerlendirmelerin bildirilmesi NOT: takıma katkıda bulunmuş ancak artık takımda olmayanlar da takdir için kapanışa davet edilmelidir; • Bazı takım üyeleri yüz yüze karşılaşmaya hazır değil ise, takım üyeleri bir beyin fırtınası ile bu üyeleri kapanışa getirmek üzere mümkün olan tüm yolları denemelidir. 91
G8D Süreci – D8
G8D G8D
Takdir • Takım seviyesinde gerçekleşir (tamamlanmamış iş, bireysel katkılar, v.s.); • Takım üyelerini takdir edebilirsiniz ancak takım dışında gerçekleşenler üzerinde kontrolünüz yoktur; • Takdir tavrı ve özsaygıyı güçlendirmeye yöneliktir; • Takdir yerinde, zamanında ve ayarında olmalıdır • Takdir somut olmalıdır (örn.: para, plaket)
92
D8: Takımın ve bireysel katkıların tanınması
G8D G8D
GİRDİ Mevcut problem için Önleyici Faaliyetler GİRDİ Benzer problemler için Önleyici Faaliyetler GİRDİ Sistemsel Önleme tavsiyeleri
Kilit belgeleri belirle ve saklanmalarını sağla
Takımın çalışmasını gözden geçir ve öğrenilmiş dersleri belgele Problemin çözümlenmesinde takımın kollektif gayretlerini tanı Problem çözme sürecine tüm katkıları karşılıklı olarak tanı
Takımın görevini tamamlamasını kutla
ÇIKTI 8D tamamlandı Takımın dağıtılması 93
D8: Kontrol Soruları - 1
G8D G8D
8D Raporu 1 G8D Raporu güncellendi ve yayınlandı mı? 2 BU G8D’nin durumu hakkında, müşteri dahil tüm bilmesi gerekenler bilgilendirildi mi? 3 G8D Raporu ve ekleri arşivlendi mi? Tanıma Planlaması 4 Eski ve yeni tüm takım üyeleri tanınacak mı? 5 Takım üyelerinin önemli katkıları belirlendi mi? 6 Liderin takımı, üyelerin birbirlerini, takımın lideri, takımın şampiyonu takdir etmesi için fırsatlar değerlendirildi mi? 7 Takdir mesajının iletilmesi için farklı yollar düşünüldü mü? 8 G8D sürecine katkısı nedeni ile tanıma aşamasında takdir edilmesi gereken takım üyesi olmayan kişiler düşünüldü mü?
94
D8: Kontrol Soruları - 2
G8D G8D
Tanıma Uygulaması 9 Takımın tanıtılması için fırsatlar düşünüldü mü (örn.: şirket dergisi)? 10 Takdir yerinde, zamanında ve tam ayarında kriterlerine uyuyor mu? 11 D8 aşaması olumlu bir çalışma olarak planlanır. Geri tepmesi ve olumsuz bir çalışmaya dönmesi ihtimali düşünüldü ve önlem alındı mı? Alınan Dersler 12 Takım çalışması değerlendirildi ve alınan dersler belirlendi mi? Kapanış 13 Bitmemiş işlerin tümü tamamlandı mı? 14 Herkes, diğer takım üyelerine takdirini ifade etme fırsatı buldu mu? 15 Herkes son söylemek istediği şeyleri söyledi mi? 16 Takım uygun bir kutlama yaptı mı?
95