How To Use EIV [PDF]

Purpose of EIV y The EIV site is a type of “tattle‐tail” for keeping up  with the ever changing income of our subsidy  recipients.

HUD 2013‐06 y HUD 2013‐06 is just as important as the HUD  4350.3

y

You should have a copy to reference.   Visit  portal.hud.gov/huddoc/13‐06hsgn.pdf‎ for a copy to save on your desktop

y

EIV became mandatory January 31, 2010

HUD 2013‐06 Requires Report Monitoring Reports that must be checked monthly y y y y

Individual Income summary for annual recerts. Income Discrepancy Report New Hires Report Identity Verification Report

Reports that have to be run quarterly y Multiple Subsidy Report y Deceased Tenant Report y No Income Report by HSS or SSA

Additional searches that are required  y Existing Tenant Search Done on all applicants y 90 days after a move‐in review income by social security number 

How to use the EIV site y Log into this site    http://portal.hud.gov/hudportal/HUD?src=

In the white search box upper left corner type in   tracs

Click on the lst link under MultiFamily Housing‐TRACS‐ HUD

y Click on Secure Sign in

y Type in your “WASS ID & Password” then click login

y Click the accept button at the bottom of the page  with the warning notices.

y On the Main Menu page under Systems y Click on EIV(Enterprise Income Verification)

y Click both boxes and the continue box at bottom

y Look at the EIV welcome page y Note the announcements 

y On the EIV welcome page to the far left in the blue  area note the options to choose from

To search for income information for the  recertification process  y First you must select to search by “head of household”

y Type the social security number and select the site’s  contract number.  Select Go

y This will access the Head of Household’s information and any additional members of 

that household.  You must print all 4 tabs for the recertification individually  per the  HUD 2013‐06.

y Printing will produce the summary report, the income  report, income discrepancy report and certification

y

y These pages are used for the recertification process. y If there are more than one household member the  reports must be printed separately so that you are not  disclosing EIV information to other members when  showing the income information at the recert  interview unless you have a signed EIV disclosure  stmt. in the file on each family member. y Make sure you look at the Income Discrepancy tab.  If  there is one it must be addressed.

What income is available on EIV? Information on the EIV site is drawn from the Social  Security Admin., National Directory of New Hires,  Unemployment Commission & Dept. of Health  &  Human Services 1. 2. 3. 4. 5.

Business income Federal & Non‐Federal wages Military Pay Unemployment Social Security & SSI

What income is not available on EIV? 1. Pensions 2. Veteran’s Benefits 3. Child Support 

y Because not all sources of income are on EIV there  may be income discrepancies. y Some discrepancies are easily explained and require  very little research. y Others may require a little more research.

To obtain your monthly reports y Return to the EIV page with the left blue margin

y Note the Headers are by Income or Report y Go to Verification Reports header and select our first  report for the month, the Identity Verification Report

y You will have to select your property number  contract number and then select  Get Report

y This report has three parts but you only have to address the Failed 

Verification Report. Select Printer Friendly Version to produce a copy to go in  your report file for the month.  y Click on the underlined bullet to see the names that failed. 

y Print the individuals report and research the error. y

A copy stays with the report in the report file.  Document on it in red to “see resident’s file”.  Then  once you’ve research the problem and corrected it the resident file will reflect that you addressed it.

See resident’s file for explanation and resolution

A resident/head of household may appear on the Failed  Verification Report if: 1. Their social security number is incorrect in the system 2. Their last name does not match 3. Their DOB is incorrect We must correct these by submitting a 50059 with the  right information.

The information for this report draws from TRACS so if  they failed then the information in TRACS may be  wrong. 1. First verify the information in TRACS  2. If it is a data entry error between your files and the  TRACS system then obtain documentation from the  resident validating the correct information 3. Correct the information in TRACS This is done by communicating with your CA

The New Hires Report is designed to help make  managers aware of any changes in the household’s  income. The resident may have already reported this to you and  you’ve done an interim. If you are not aware of the resident’s new source of  income you need to call the resident in and verify  what has occurred and obtain the necessary  documents to perform an interim and avoid an  income discrepancy issue later.

y Let’s check the New Hires Report.  This is done monthly y Back at the Main Page y Click on New Hires Report

y The screen will appear that you will have to select  your contract number and then select Get Report

y y y y

Click on the Printer Friendly Version to produce a copy for your report file. If you have resident’s listed then click on their individual underline social security numbers to get a  detail report.   As long as you research or the resident file shows they are employed where EIV shows they are  employed the you have nothing to address.   If you discover they have not reported the new hire within a 30 day time frame you may wish to have  a discussion with your resident.  If you address this now you will avoid an EIV Discrepancy Report  later.

y The individual’s information is available for printing

y y y

The Last Monthly report you must run is the Income Discrepancy Report. Because this is an income report you will have to use the Income header on the left blue margin. You will have to click on By Contract Number

y Once you’ve highlighted your contact you select the month you are running

reports for then hit Go. 

y Note the list of report types.  y Income Discrepancy Report has 1 so you much click on the underlined Report type to 

see the name of the household. y This is the page you need to print for your report file.  

y

You can click on Details and get a print out of what the discrepancy is.

y

You should place a copy of this page behind the report and write in red “see resident’s file” and in  the resident’s file will you will have the detail report and evidence that you researched it and  addressed.

See resident’s file for resolution

y This is the page you will need for researching the discrepancy.  You 

can click on all the tabs to get whatever info will be helpful.

y Address the discrepancy accordingly 1. If under $2,400 disregard 2. If you know the explanation because it was previously  reported by the resident  note this on the report and ref.  the resident’s file.(example:  SSI was dropped) 3. If new information, send the resident a letter asking to  meet, determine what has occurred and if there is a need  to obtain 3rd party verification.  Additional action may be  required.  Contact either Sharon Masincup to assist with  addressing discrepancies. 4. Remember to record on the EIV discrepancy log that the  property must maintain for MOR purposes

y Now let’s check our Quarterly Reports. y Quarterly means Jan., April, July & October. y Start on the Welcome Page  Go to the Header for Verification Reports and select Multiple Subsidy Report

y Highlight your Contract Number make sure the bullet is in All 

household members and then select Search.

y The report below is what you print off for the report file. y This one has no dual subsidy reported.   If there was multiply subsidy on a resident, there would be an option to click on the resident’s social security number just like all the other examples and print the name  of the resident in question.  You would then have to research and address them.

y Next you will run the Deceased Tenant Report This is to make sure a tenant is no longer attached to your contract number .  If they are you  must  research this through TRACs and make sure the MO was accepted by the HUD server.

y Highlight your contract number and select Get Report

y Print this report for your quarterly report file

If there are any tenants listed you need to research why they are still listed in the system. Sometimes enough time has not transpired. Sometimes their move out was not processed in TRACS Once you’ve determined the cause get with your CA to  make the system current.

y The last quarterly report is the No Income Report y Once again, this is an income report so you must go to the Income 

Information header and select By Contract Number

y Once again, highlight your contract number and the  month you are printing the report for then select Go

y Note the Report Type column y See No Income Reported by HHS or SSA.  If zero just print this page for the 

report file If there is a number under the column No Income will be underlined.  As before just click on it and it will list the resident’s you need to address.

y You would ask this resident to complete a Zero  Income Checklist to verify their income situation has  not changed.   see example of questionnaire from TM Website on the following page.

ZERO INCOME VERIFICATION CHECKLIST Property Name Tenant Name Unit Date Form Completed (A) EXPENSE

FOOD

(B) RECURRING EXPENSE

Yes

(C) PAYMENT SOURCE

Yes

Yes

Yes

CLEANING/GROOMING

TRANSPORTATION

Yes

Yes

Yes

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

Yes

No

No

No

Cash Contributions Other In Kind Contributions Cash Contributions Other

No In Kind Contributions Cash Contributions Other

Automobile Payment

Yes

No Cash Contributions Other

Water

No

No Cash Contributions Other

Gas

Yes

No Cash Contributions Other

Electricity

(E) AMOUNT

No Food Stamps WIC Food Bank Cash Contributions In Kind Contributions Other

SHELTER COSTS Housing

(D) EXEMPT (If no, Col. E)

No In Kind Contributions Cash Contributions Other

(In Kind Contributions means someone other than a household member is making this item available to a household member)

To check the income  on a move in after 90 days you  would have to do so from the EIV welcome page.

In the menu selections on the far left in blue margin  select by head of household just like we do for a recert

y Type the social security number and select the site’s  contract number.  Select Go

If the move in resident has income it will show just like  the individual income reports summary screen used  for recertifications. If the information matches your move‐in  documentation no action is necessary. You should  print a copy for the file to prove you did the 90 day  check. If the information is different you must address  accordingly with the resident just like an income  discrepancy issue.

You are required to keep all these reports on site and  available for an MOR. It is recommended that you have a system in place. Some people use a 3 Ring Binder with dividers Jan‐Dec.  and then 4 quarterly dividers. Some people have a section in their file cabinets 12 files for each month and the 4 quarterly files Which ever method you choose it must be under  lock and key and in a secured location accessible  only to approved EIV users.

Please take the time to review the “EIV Site Manager  Reference Manual” on the TM Site.  It is an excellent  resource and supplements this training on all points.   It offers more detailed instructions on each report and  specifics on calculations in more depth. Thank you